Pengertian Computer Based Information System (CBIS)

Pengertian CBIS

Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut.
Data
Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.
Informasi
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
Sistem
Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut.

Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya,sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.
Berbasis Komputer
Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer
Sub sistem dari CBIS adalah;
1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan
4. Automasi Kantor (Virtual Office)
5. Sistem Pakar

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak dapat memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan keharusan. Semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi pada data dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA menyediakan database bagi sisten informasi lain.
SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.
Tugas utama sistem informasi ini adalah:
• Pengumpulan data
• Manipulasi data
• Penyimpanan data
• Menyediakan dokumen
Pengumpulan Data
Setiap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan elemen lingkungan maka kegiatan tersebut disebut dengan transaksi, tindakan tersebut dijelaskan dengan sebuah catatan data, pencatatan ini dikenal dengan istilah pengolahan transaksi. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
Manipulasi Data
Adalah tugas yang berupa pengubahan data menjadi informasi. Manipulasi data meliputi:
• Classification, identifikasi dan pengelompokan data menggunakan pengkodean terhadap catatan transaksi.
• Sorting, penyusunan sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lainnya.
• Calculating, operasi aritmetika dan logika yang dilakukan pada eleem data.
• Summarizing, penyimpulan data sehingga dihasilkan total, rata-rata dan lain-lain.
Penyimpanan Data
Data yang telah dicatat kemudian disimpan dalam media penyimpanan sekunder, dan diintegrasikan secara logis dalam bentuk database.

Penyediaan Dokumen
SIA menghasilkan informasi untuk individu atau organisasi baik didalam maupun diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua hal, yaitu:
• Tindakan, yaitu output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu.
• Waktu, yaitu output yang dihasilkan pada saat tertentu.

Karakteristik SIA
• Melaksanakan tugas yang diperlukan.
• Berpegang pada prosedur yang relatif standar.
• Menangani data yang rinci.
• Berfokus pada historis.
• Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal

.

Peran SIA Dalam CBIS

• SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar.
• SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Adalah suatu sistem berbasis database komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas formal perusahaan atau subunit dibawahnya,
Sumber daya SIM
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodik, laporan khusus, dan hasil simulasi matematika, output informasi tersebut digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah.
Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang area fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level manajemen (operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer atau non manajer) SIM informasi memperoleh data dari database, dimana database tersebut berisi data dan informasi dari SIA dan dari lingkungan.
Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi (IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya dengan Suplier.
SIM dan SIA
SIM menggunakan data yang disediakan SIA dalam database, dan informasi lain yang berasal dari lingkungan. Isi dari database tersebut digunakan oleh software untuk membuat laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika untuk mensimulasikan aspek operasi perusahan, Berbeda dengan SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.

SIM & EntIS
SIM akan terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi organisasi telah terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan informasi disimpan dalam satu database yang sama dan dapat dipergunakan pada area fungsional yang lain. SIM merupakan dasar terbentuknya sistem informasi yang lebih canggih dan kompleks yang baru berkembang dalam beberapa tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi Perusahaan dikenal juga dengan nama Enterprise Information System (EntIS)
Software Pembuat Laporan
Software pembuat laporan adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Dari bentuknya laporan periodik dan laporan khusus mungkin terlihat sama. Perbedaan terdapat dari timeliness dan time horizon.Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu, SIM periode awal terbatas pada penyediaan laporan periodik saja, tetapi hal ini menjadi sukar diterima ketika SIM telah menerapkan HRIS dan EIS.
Laporan khusus disediakan jika terjadi sesuatu yang luar biasa, sepertl laporan kecelakaan di manufaktur, atau laporan tertentu yang diperoleh dari query database. Laporan khusus biasanya mengambarkan sesuatu yang sedang terjadi atau baru saja terjadi, berbeda dengan laporan periodik yang lebih berorientasi pada masa lalu atau apa yang telah terjadi.Laporan bisa juga merupakan gabungan dari laporan periodik dan laporan khusus, misalnya untuk membandingkan pendapatan pada saat ini dengan laporan pada periode yang sama tahun sebelumnya. Laporan seperti ini disebut dengan Management by exception.
Management by exception dapat dimasukan kedalam laporan dalam empat cara yaitu.
• Laporan jika terjadi pengecualian, seperti pada contoh berikut, data yang ditampilkan hanya untuk data lembur saja.
• Laporan menggunakan urutan untuk menonjolkan suatu pengecualian. Laporan berikut memperlihatkan komoditas mana yang memiliki nilai penjualan terbesar sampai terkecil.
• Laporan berdasarkan pengelompokan suatu pengecualian. Laporan dirancang sehingga manajer dapat mencari perkekecualian pada area tertentu, misalnya jika dia ingin melihat piutang yang berumur lebih dari 90 hari.
• Laporan yang menunjukan variansi dari normal, misalnya laporan yang ingin menunjukan berapa perbedaan antara arget penjualan dan penjualan sebenarnya.
Model Matematika
Jenis software SIM kedua berbentuk model matematika. Model matematika dapat dikategorikan dalam tiga karakteristik yaitu pengaruh waktu, tingkat keyakinan, dan kemampuan optimisasi. Model matematika berdasarkan pengaruh waktu dapat dibedakan menjadi model statis atau dinamis, model dinamis memiliki variabel waktu, sehingga hasil simulasi akan berdasarkan pada periode analisisnya. Model matematika berdasarkan tingkat keyakinan, mencakup model deterministik atau model probabilistik. Model deterministik adalah model yang hasilnya akan diketahui dengan pasti jika nilai variabel-variabel yang membentuknya diketahui. Model probabilistik akan menghasilkan kemungkinan-kemungkinan walaupun variabel yang membentuknya diketahui dengan pasti.
Model berdasarkan kemampuan optimasi dibedakan menjadi model optimasi atau suboptimasi. Model optimasi adalah model yang dapat memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif, untuk mencapai model ini masalah harus memiliki struiktur yang sangat baik. Model suboptimasidisebut juga model satisficing model, memungkinkan manajer memasukan serangkaian keputusan dan model akan memproyeksikan hasilnya, model ini tidak mengidentifikasi keputusan terbaik melainkan membantu manajer memutuskan hal itu.
Model EOQ adalah model yang memiliki karakteristik statis, deterministik, dan optimasi.
Kelebihan dan Kelemahan Model Matematika
Seorang manajer yang menggunakan model matematika akan memperoleh keuntungan:
• Pembuatan model merupakan pengalaman belajar.
• Kecepatan simulasi menyediakan kemampuan untuk mengevaluasi dampak keputusan secepat mungkin dibanding menunggu setelah keputusan dibuat.
• Model menyediakan daya prediksi yang tidak dapat disediakan oleh metode penghasil informasi lain.
• Model lebih murah dari pada metode trial and error. Pembuatan model memang mahal tetapi tidak artinya dibanding dampak dari keputusan yang buruk.
Kelemahan utama penggunaan model matematika:
• Tingkat kesulitan yang tinggi dalam pembuatan model sistem bisnis sering menghasilkan tidak mencakup semua faktor yang mempengaruhi. Hilangnya faktor dominan akan sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkannya.
• Dibutuhkan tingkat keahlian matematik yang tinggi untuk mendapatkan model yang tepat. Identifikasi faktor secara lengkap tidak akan berguna jika pemodel tidak memiliki kemampuan untuk menghubungkannya dengan operator-operator matematika yang tepat.
Output Model
Simulasi model dapat disajikan dalam dua bentuk tampilan output yaitu:
• Output tabel, yaitu output berupa tampilan huruf dan angka yang digunakan jika semua data perlu ditampilkan.
• Output Grafik, muncul setelah era komputer WYSIWYG, di rintis oleh Lotus dam Microcomputer. Kini tampilan grafik menjadi suatu fiturt wajib yang harus disediakan sistem informasi.
Grafik memiliki kemampuan untuk:
• Menyimpulkan dengan cepat
• Mendeteksi trend dari waktu ke waktu.
• Meramalkan suatu kejadian.
• Mencari gambaran sederhana dari suatu situasi.
Memilih grafik yang baik menurut Jarvenpaa & Dicson adalah:
• Diagram garis/batang, digunakan untuk menyimpulkan data.
• Diagram garis/batang berkelompok, untuk melihat trend.
• Diagram batang berkelompok lebih baik dari pie chart, untuk menyajikan bagian-bagian dari suatu keseluruhan.
• Diagram garis/batang berkelompok, baik untuk membandingkan berbagai pola variabel dibanding diagram garis/batang bertumpuk.
• Gunakan batang horisontal dari pada batang vertikal saat membandingkan berbagai variabel.
• Tempatkan nilai pada ujung batang horisontal untuk memudahkan pembacaan.
• Gunakan garis tunggal atau batang untuk membandingkan titik-titik data individual antara variabel.

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (Decision Support System)

Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang.
Keputusan terbagi menjadi:
• Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin.
• Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur, tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena belum pernah terjadi sebelumnya.
Manajer melakukan empat tahap pengambilan keputusan, yaitu:
• Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan untukmencari kondisi yang perlu diperbaiki.
• Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
• Kegiatan Memilih, memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif.
• Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu.
Jenis DSS
Jenis pertama hanya memungkinkan manajer mengambil elemen keputusan, seperti bertanya berapa jumlah penjualan wilayah X.
• Jenis kedua menungkinkan memperoleh laporan khusus dari suatu file, misalnya laporan persediaan.
• Jenis ketiga memungkinkan manajer mendapat laporan yang berasal dari berbagai file, seperti laporan laba rugi.
• Jenis keempat memungkinkan manajer melihat dampak-dampak berbagai keputusan. Misalnya perubahan harga produk dan implikasinya terhadap keuntungan.
• Jenis kelima memungkinkan manajer menerima usulan keputusan, misalnya memperolah harga jual optimal yang diproleh dari sebuah model matematika.
• Jenis keenam adalah DSS yang mampu memberikan keputusan, misalnya komputer yang memutuskan besarnya premi untuk nasabah berusia dibawah 25, bekerja di Trans Am, Tinggal Di Houston dll.
Tiga DSS pertama cukup dengan menggunakan database query, sedangkan tiga terakhir harus menyertakan model matematika.
Tujuan DSS
• Membantu manajer membuat keputusan untuk pemecahan masalah semi terstruktur.
• Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
• Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer dari pada efisiensinya.

SISTEM PAKAR (ES)

Sistem pakar (Expert System) adalah sebuah sistem informasi yang memiliki intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk menjelaskan alur penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat sering terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari pemecahannya itu sendiri.
Karakteristik Sistem Pakar
• Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari pengalaman.
• Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru.
• Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur).
• Memecahkan masalah dengan penalaran.
• Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah.
Bagian Sistem Pakar
User Interface, adalah bagian yang memungkinkan manajer mamasukan instruksi dan informasi kedalam dan menerima informasi dari sistem pakar.
1. Input terdapat empat metode yaitu
• Menu
• Commands
• Natural Languange
• Customized Interfaces
2. Output Sistem Pakar , antara lain:
• Penjelasan dari pertanyaan
• Penjelasan dari penyelesaian masalah
3. Knowledge Base, adalah bagian yang memuat fakta-fakta yang menjelaskan area masalah, dan juga teknik menerangkan masalah yang menjelaskan bagaimana fakta-fakta tersebut cocok satu dengan yang lain dalam urutan yang logis. Istilah problem domain digunakan untuk menjelaskan area masalah.
4. Interference Engine, adalah bagian dari sistem pakar yang melakukan penalaran dengan menggunakan isi knowledge base berdasarkan urutan tertentu. Selama konsultasi, interference engine menguji aturan-aturan satu persatu dan ketika kondisi benar naka satu tindakan diambil.
5. Development Engine, adalah alat yang digunakan untuk menciptakan sistem pakar, dalam hal ini dua alat yang biasa digunakan adalah bahasa pemrograman dan ES shell.
Contoh Sistem Pakar
• XSEL, Sistem pakar yang bertindak sebagai asisten penjual di agen penjualan komputer DEC, yang membantu pelanggan memilih komputer yang sesuai dengan kebutuhannya.
• MYCIN, Sistem pakar yang dikembangkan di Stanford University tahun 19870-an dengan tujuan membantu petugas medis dalam mendiagnosa penyakit yang disebabkan bakteri.
• PROSPECTOR, Sistem yang diciptakan Richard Duda, Peter Hard, dan Rene Reboh tahun 1978 yang menyediakan kemampuan seorang ahli geologi.

AUTOMASI KANTOR (OA)

Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang –orang didalam maupun diluar perusahaan. Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu:
• Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.
• Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.
• Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
• Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat.
Tujuan OA
• Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja,
• Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer
• Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi.
Aplikasi OA
• Word Processing
• E-Mail
• Voice Mail
• Electronic Calendaring
• Audio Conferencing
• Video Conferencing
• Computer Conferencing
• Facsimile
• Videotex
• Imaging
• Desktop Publishing

Sumber: http://www.perpuskita.com/cbis/624/

PERANAN INFORMASI DALAM KUALITAS PRODUK DAN JASA

1. Apakah Kualitas?

Kualitas adalah suatu standar khusus dimana kemampuannya (availability), kinerja (performance), keandalannya (reliability) kemudahan pemeliharaan (maintainability) dan karakteristiknya dapat diukur (Juran, 1988).

Kualitas adalah keseluruhan ciri dan karakteristik produk atau jasa yang kemampuannya dapat memuaskan kebutuhan, baik yang dinyatakan secara tegas maupun tersamar (Brian, 1993).

Kualitas sebagai kesesuaian dengan spesifikasinya (Juran, Krjewsky, 1987) .

2.Dimensi-dimensi Kualitas Produk dan Jasa

a). Dimensi Kualitas Produk

Menurut David Garvin yang dikutip Vincent Gasperz, untuk menentukan dimensi kualitas barang/produk, dapat melalui delapan dimensi seperti yang dipaparkan berikut ini :

• Performance, hal ini berkaitan dengan aspek fungsional suatu barang dan merupakan karakteristik utama yang dipertimbangkan pelanggan dalam membeli barang tersebut
• Features, yaitu aspek performansi yang berguna untuk menambah fungsi dasar, berkaitan dengan pilihan-pilihan produk dan pengembangannya.
• Reliability, hal yang berkaitan dengan probabilitas atau kemungkinan suatu barang berhasil menjalankan fungsinya setiap kali digunakan dalam periode waktu tertentu dan dalam kondisi tertentu pula.
• Conformance, hal ini berkaitan dengan tingkat kesesuaian terhadap spesifikasi yang telah ditetapkan sebelumnya berdasarkan keinginan pelanggan. Konfirmasi merefleksikan derajat ketepatan antara karakteristik desain produk dengan karakteristik kualitas standar yang telah ditetapkan.
• Durability, yaitu ukuran masa pakai suatu produk
• Serviceability, yaitu karakteristik yang berkaitan dengan kecepatan, keramahan/kesopanan, kompetensi, dan kemudahan serta akurasi dalam perbaikan
• Aesthetics, yaitu karakteristik yang bersifat subyektif sehingga berkaitan dengan pertimbangan pribadi dan refleksi dari preferensi individual
• Perceived Quality bersifat subjektif, berkaitan dengan perasaan konsumen dalam mengkonsumsi produk itu seperti: meningkatkan harga diri, dll. Merupakan karakteristik yang berkaitan dengan reputasi (brand name,image)

b). Dimensi Kualitas Jasa

• Reliabilitas, kemampuan untuk menyediakan apa yang dijanjikan dengan dapat diadalkan dan akurat
• Jaminan, pengetahuan dan kesopanan karyawan serrta kemampuan mereka untuk menerbitkan rasa percaya serta kepercayaan diri.
• Penunjang Fisik, fasilitas fisik dan peralatan serta penampilan para karyawan. Penunjang fisik juga termasuk fasilitas yang menarik, karyawan yang berpenampilan tepat, serta formulir yang mudah dibaja dan diterjemahkan
• Empati, tingkat kepedulian dan perhatian individu yang diberikan kepada pelanggan.
• Tingkat Respon, kemauan membantu pelanggan serta menyediakan pelayanan yang cepat

3. Dasar-Dasar Manajemen Kualitas

Manajemen kualitas adalah konsep yang menyatakan bahwa perusahaan dapat mencapai tingkat kualitas yang diinginkan pada proses, produk, dan jasanya dengan mengikuti praktek-praktek manajemen fundamental.

Beberapa Konsep Manajemen Kualitas

Empat belas pokok Deming :

W. Edwards Deming, Profesor Statistik dari New York University yang pada tahun 1940-an pergi ke Jepang untuk membantu membangkitkan kembali kemampuan industrinya setelah Perang Dunia II. Empat belas pokok Deming, adalah :

• Menetapkan tujuan inovasi dan perbaikan yang terus menerus.
•  Ambil filosofi baru, kita tidak dapat menerima kekurangan dan kesalahan lama.
•  Hentikan ketergantungan pada inspeksi masal, persyaratkan bukti statistik bahwa kualitas sudah terpasang.
• Hentikan praktek memberikan bisnis berdasarkan harga.
• Gunakan metode statistik untuk menentukan titik-titik permasalahan.
• Lembagakan metode-metode modern dalam latihan kerja.
• Perbaikan pengawasan – lakukan apa yang tepat bagi perusahaan, jangan hanya menyerahkan kuantitas yang dipersyaratkan.
• Usir rasa takut, sehingga orang-orang merasa aman untuk mengungkapkan permasalahan dan meminta informasi.
• Hilangkan halangan antar departemen serta halangan dengan pemasok dan pelanggan sehingga ada komunikasi terbuka yang efektif.
• Hapuskan poster-poster dan slogan-slogan, karena tidak membantu memecahkan masalah. Kerjakan dan tunjukkan kepada orangorang bagaimana caranya.
• Hilangkan standar kerja berdasarkan kuota jumlah, karena mengabaikan kualitas dan membatasi produksi. Singkirkan halangan antar pekerja dan hak mereka untuk bangga dalam pekerjaan mereka. Lembagakan berbagai program pelatihan kembali untuk mengejar perubahan dan perkembangan baru.
• Ciptakan struktur manajemen puncak yang akan menekankan pokok-pokok ini setiap hari.

Trilogi Kualitas Juran

Menurut Juran, kualitas dapat disarikan menjadi 3 proses dasar: perencanaan kualitas, pengendalian kualitas, dan perbaikan kualitas. Proses-proses ini disebut “trilogi kualitas”.

Total Quality Control Feigenbaum

Menurut Feigenbaum, kualitas bukan tanggung jawab bagian manufaktur saja, tetapi tanggung jawab seluruh perusahaan, yang dikenal dengan “total quality control – TQC”.

4. Total Quality Management

Total quality management merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus-menerus atas produk, jasa, manusia, proses dan lingkungannya.

Delapan alat TQM yang diuraikan adalah sebagai berikut:

• Curah Pendapat (Sumbang Saran) – Brainstorming adalah alat perencanaan yang dapat digunakan untuk mengembangkan kreativitas kelompok. Curah pendapat dipakai, antara lain untuk menentukan sebab-sebab yang mungkin dari suatu masalah atau merencanakan langkah-langkah suatu proyek.
• Diagram Alur (Bagan Arus Proses) adalah satu alat perencanaan dan analisis yang digunakan, antara lain untuk menyusun gambar proses tahap demi tahap untuk tujuan analisis, diskusi, atau komunikasi dan menemukan wilayah-wilayah perbaikan dalam proses.
• Analisis SWOT adalah suatu alat analisis yang digunakan untuk menganalisis masalah-masalah dengan kerangka Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman).
• Ranking Preferensi merupakan suatu alat interpretasi yang dapat digunakan untuk memilih gagasan dan pemecahan masalah di antara beberapa alternatif.
• Analisis Tulang Ikan (juga dikenal sebagai diagram sebab-akibat) merupakan alat analisis, antara lain untuk mengkategorikan berbagai sebab potensial dari suatu masalah dan menganalisis apa yang sesungguhnya terjadi dalam suatu proses.
• Penilaian Kritis adalah alat bantu analisis yang dapat digunakan untuk memeriksa setiap proses manufaktur, perakitan, atau jasa. Alat ini membantu kita untuk memikirkan apakah proses itu memang dibutuhkan, tepat, dan apakah ada alternatif yang lebih baik.
• Benchmarking adalah proses pengumpulan dan analisis data dari organisasi kita dan dibandingkan dengan keadaan di dalam organisasi lain. Hasil dari proses ini akan menjadi patokan untuk memperbaiki organisasi kita secara terus menerus. Tujuan benchmarking adalah bagaimana organisasi kita bisa dikembangkan sehingga menjadi yang terbaik.
• Diagram Analisa Medan Daya (Bidang Kekuatan) merupakan suatu alat analisis yang dapat digunakan, antara lain untuk mengidentifikasi berbagai kendala dalam mencapai suatu sasaran dan mengidentifikasi berbagai sebab yang mungkin serta pemecahan dari suatu masalah atau peluang. 

5. Kualitas dan Keunggulan Kompetitif

Kerugian kualitas yang buruk :

• Kehilangan bisnis karena pelanggan pindah ke yang lain.
• Tuntutan hukum, karena kualitas buruk pelanggan bisa menuntut secara hukum.
• Kehilangan produktivitas.
• Biaya-biaya : 

            - Biaya kegagalan (failure cost) biaya yang terjadi karena kualitas buruk.

            - Biaya penilaian (appraisal cost), biaya pemeriksaan kualitas di pabrik.

            - Biaya pencegahan (prevention cost).

Keuntungan kualitas yang baik   

Kualitas baik bisa meningkatkan penjualan dan biaya yang rendah, gabungan keduanya menghasilkan profitabilitas dan pertumbuhan. Hubungan – hubungan dalam model ini adalah sebagai berikut :

• Pasar yang dilayani oleh industri mencakup pelanggan – pelanggan dengan kebutuhan produk dan jasa tertentu.
• Penelitian pemasaran mengidentifikasi kebutuhan tersebut, dan mendefinisikannya dalam hal kualitas.
• Pelanggan menganggap produk dan jas perusahaan lebih berkualitas dari pesaingnya.
• Karena dianggap lebih berkualitas, pelanggan bersedia membayar harga yang relatif lebih tinggi dari pada harga pesaing.
• Karena dianggap lebih berkualitas dan harganya lebih tinggi, produk tersebut dianggap memiliki nilai yang relatif lebih tinggi.
• Nilai yang relatif lebih tinggi menghasilkan kenaikan dalam pangsa pasar.
•  Berkat program kualitasnya, perusahaan dapat mengikuti spesifikasi pelanggan lebih baik dari pada pesaing.
• Efektivitas ini menghasilkan penurunan biaya dengan memproduksi produk yang dibutuhkan secara benar sejak pertama kali.
•  Penurunan biaya digabungkan dengan pangsa pasar yang lebih luas aakn menghasilkan biaya yang lebih murah daripada pesaing.
• Gabungan dari keunggulan relatif di bidang harga, pangsa pasar dan biaya menciptakan profitabilitas dan pertumbuhan 

6. CBIS Memperbaiki Kualitas Produk dan Jasa

Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.

Peranan CBIS dalam memperbaiki kualitas produk dan jasa bagi suatu perusahan, adalah dengan penggunaan CBIS pihak manajemen selaku pihak yang berwenang dalam pengembangan kualitas produk dan jasanya dapat mengambil informasi mengenai keadaan pasar saat itu, dimana antaranya dapat mengambil informasi mengenai tanggapan pasar tentang barang dan jasa yang telah diproduksi, persaingan produk sejenis dipasaran dan informasi penjualan produk dan jasa dipasaran.

Contoh penerapan CBIS: Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Praktis segala sesuatu yang terjadi di perusahaan dicatat oleh SIA. Saat tindakan berlangsung dan transaksi terjadi, data dimasukkan ke dalam database, yang menyediakan sumber informasi yang berkaitan dengan kualitas.

Sistem informasi akuntansi melayani dua tipe pemakai yaitu dari pihak luar perusahaan(eksternal) dan dari pihak dalam perusahaan (internal). Pihak – pihak ekternal antara lain pelanggan, supplier, pemegang saham, pegawai, lembaga keuangan, pemerintah, sedangkan pihak internal perusahaan antara lain manajemen,purchasing, dan inventory control management, production management, personal management, financial management.

Sebagai contoh nya terlihat pada penerapan sistem informasi akuntansi yang ada pada CV. Techo Bekasi. Dalam kasus ini CV. Techno dapat dikatakan telah cukup memadai apabila sudah didukung oleh unsur-unsur dari sistem informasi akuntansi itu sendiri yang terdiri dari formulir, catatan, laporan yang terintegrasi dalam suatu kerangka yang tersusun, terstruktur dan saling berhubungan satu sama lain sehingga menciptakan suatu informasi yang andal dan dapat di percaya.

7. Menetapkan Program TQM

 Menurut Kit Sadgrove, 1995 menyatakan terdapat 5 prinsip program TQM agar dapat berhasil dalam menerapkannya. Kelima prinsip tersebut sebagai berikut

• Fokus Pada pelanggan (focus on customer)
• Mengerjakan dengan benar (do it right)
• Komunikasikan dan Latihla (Communicate and educate)
• Ukur hasil yang dicapai dan catatlah (Measure and Record)
• Kerjakan secara bersama (Do it together) 

8. Mencapai Manajemen Kualitas Dalam Jasa Informasi

Dalam jasa informasi, manajemen kualitas dicapai mengikuti proses berikut :

• Mengidentifikasi pelanggan IS
• Mengidentifikasi kebutuhan kualitas pelanggan
•  Menetapkan metrik kualitas
• Mendefinisikan strategi kualitas IS
•  Menerapkan program kualitas IS
• Memantau kinerja kualitas IS

Salah satu contoh dimensi kualitas produk IS di Goodyear adalah: akurasi, output yang terpercaya, kemudahan bagi pemakai (user friendliness), bekerja sesuai spesifikasi, waktu respon yang cepat, revolusi, memuaskan semua kebutuhan, tidak ada downtime, pengiriman tepat waktu, penggantian yang mudah. Kebutuhan kemampuan dasar bagi pelamar kerja IS :

• Memperhatikan efektivitas.
• Berinisiatif.
• Antusias pada pekerjaan.
• Percaya diri.
• Memperhatikan dampak dari suatu tindakan.
• Kecakapan membina hubungan antar pribadi.
• Pemikiran konseptual.
• Pemikiran analitis.
• Komunikasi efektif.
• Fleksibilitas.

9. Menetapkan Kualitas Informasi Sistem Dalam Perspektif 
 Kualitas sebenarnya bukanlah suatu hal yang baru bagi IS. Banyak perusahaan yang telah bertahun – tahun membuat usaha terpadu untuk mencapai kualitas. Namun, yang baru adalaha perhatian pada kualitas IS dalam konteks budaya kualitas perusahaan.


Sumber : 

http://www.slideshare.net/januarman/tqm-presentasi

http://edwinnisme.wordpress.com/2012/12/01/rangkuman-bab-4-buku-sistem-informasi-manajemen-jilid-1-mac-leod/

http://syarifuddin46.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2011/11/Tugas-SIM-atsenk.doc 

http://www.smecda.com/e-book/SIM/Simbab5.pdf 

Berakhirnya Usaha dan Sumber Daya Manusia Bagi Organisasi Kewirausahaan

WIRAUSAHA DARI ASPEK SUMBER DAYA MANUSIA

Pengertian Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.Individu-individu dalam organisasi kerwirausahaan yang dapat memberikan kontribusi atau sumbangan yang berharga berupa peroduktivitas dari posisi yang mereka pegang untuk mencapai tujuan sistem organisasi kewirausahaan. Tugas penyediaan sumber daya manusia yang semestinya adalah sangat penting bagi wiraswastawan. Produktivitas pada semua organisasi kewiraswastaan ditentukan oleh bagaimana sumber daya manusia berinteraksi dan bergabung untuk menggunakan sumber daya system manajemen. Faktor-faktor seperti latar belakang, umur, pengalaman yang berhubungan dengan jabatan, dan tingkat pendidikan formal kesemuanya mempunyai peranan di dalam menentukan tingkat ketepatan posisi individu-individu pada organisasi kewiraswastaan.

Langkah-langkah penyediaan sumber daya manusia :

1.      Perekrutan karyawan

Penarikan tenaga kerja adalah langkah pertama di dalam menyediakan sumber daya manusia bagi organisasi kewiraswastaan setiap kali terdapat posisi yang kosong.

2.      Seleksi calon karyawan

Seleksi tenaga kerja adalah penyaringan awal dari calon sumber daya manusia yang tersedia untuk mengisi suatu posisi. Tujuannya adalah untuk memperkecil hingga jumlah yang relatif sedikit calon karyawan dari mana seseorang akhirnya akan disewa.

3.       Pelatihan karyawan

Pelatihan karyawan adalah keterampilan yang diajarkan pihak perusahaan kepada karyawannya.

4.      Penilaian hasil kerja

Penilaian tentang hasil kerja yang telah dilakukan oleh karyawannya, apakah sesuai dengan yang diharapkan atau belum.

Sumber dari SDM

Sumber dari dalam organisasi :

·  Karier
Karir pekerjaan dari seorang karyawannya yang begitu meningkat, memungkinkan karyawan tersebut akan mengisi posisi yang kosong.

·   Promosi Jabatan

Promosi dari dalam biasanya mempunyai keuntungan (1) membangun moral, (2) mendorong karyawan untuk bekerja lebih keras dengan harapan akan mendapatkan promosi, dan (3) membuat individu cendrung tinggal dengan organisasi kewiraswastaan tertentu karena kemungkinan promosi di masa depan.

·   Rotasi jabatan

Rotasi jabatan bisa dilakukan apabila itu diperlukan untuk kepentingan perusahaan.

Sumber dari luar organisasi :

·   Para pesaing

Satu sumber eksternal sumber daya manusia yang umumnya terbuka adalah organisasi kewiraswastaan pesaing. Karena terdapat beberapa keuntungan membajak sumber daya manusia dari pesaing, tipe pembajakan ini telah menjadi praktek yang umum.
Diantara keuntungan-keuntungannya adalah:

(1) pesaing akan harus membayar pelatihan individu sampai saat penyewaan,

(2) organisasi kewiraswastaan pesaing mungkin akan agak diperlemah dengan kehilangan individu, dan

(3) sekali disewa, individu menjadi sumber informasi yang berharga mengenai bagaimana cara terbaik bersaing dengan bekas organisasinya

·   Badan/agen penempatan kerja

Suatu agen penempatan kerja adalah suatu organisasi yang mengkhususkan diri di dalam menyesuaikan individu dengan organisasi. Agen-agen tersebut membantu orang-orang untuk menemukan pekerjaan dan organisasi yang memerlukan tenaga kerja.

·   Lembaga pendidikan

Beberapa wiraswastawan pergi secara langsung ke perguruan tinggi untuk mewawancarai mahasiswa-mahasiswa yang mendekati kelulusan. Sekolah bisnis, sekolah teknik, sekolah seni, dan lain-lain mempunyai sumber daya manusia yang agak berbeda untuk ditawarkan. Usaha penarikan tenaga kerja hendaknya dipusatkan pada sekolah-sekolah dengan kemungkinan tertinggi untuk menyediakan sumber daya manusia semestinya bagi posisi lowong.

·   Media massa informasi

Mungkin sumber tenaga kerja manusia yang potensial yang paling luas adalah pembaca dari publikasi-publikasi tertentu. Untuk bisa menemukan sumber ini, wiraswastawan bisa memasang iklan pada media masa. Iklan tersebut hendaknya menguraikan posisi yang lowong secara mendetail dan mengumumkan bahwa organisasi kewiraswastaan menerima lamaran dari individu yang memiliki kualifikasi. Tipe posisi yang hendak diisi, menentukan tipe publikasidi mana suatu iklan hendak dipasang.

Seleksi, Adalah pemilihan individu untuk disewa dari semua individu-individu yang telah . Tahap-Tahap Proses Seleksi :

×          Penyaringan Pendahuluan dari rekaman, berkas data, dll.

×          Wawancara Pendahuluan

×          Tes Kecerdasan (intelegence)

×          Tes Bakat (Aptitude)

×          Tes Kepribadian (Personality)

×          Rujukan Prestasi (Performance References)

×          Wawancara Dianostik

×          Pemeriksaan Kesehatan

×          Penilaian Pribadi

Dua alat yang sering digunakan untuk membantu proses seleksi adalah :

1.      Ujian (testing) sebagai penelitian kualitas sumber daya manusia yang relevan untuk menjalankan tugas atau jabatan yang tersedia.

Dibagi menjadi empat kategori :

×          Tes bakat (aptitude test), mengukur potensi individu untuk melaksanakan beberapa tugas. Test bakat dibedakan dengan pengukuran kecerdasan umum sementara yang lainnya mengukur kemampuan khusus, seperti mekanial.

×          Tes pencapaian (achievement test), mengukur tingkat keterampilan atau pengetahuan yang dimiliki oleh individu dalam bidang tertentu dinamakan test pencapaian. Keterampilan dan pengetahuan ini mungkin diperoleh melalui berbagai aktivitas pelatihan atau pengalaman nyata.

×          Tes minat vokasional (vocational interest test), berusaha mengukur minat individu di dalam melaksanakan berbagai jenis aktivitas dan diatur dengan asumsi bahwa orang-orang tertentu melaksanakan tugas dengan baik karena aktivitas pekerjaan tersebut menarik bagi mereka. Tujuan dasar dari tipe test ini adalah untuk membantu memilih individu-individu yang menemukan aspek tertentu dari posisi yang lowong adalah menarik.

×          Tes kepribadian (personality test), menguraikan dimensi kepribadian individu, seperti kematangan emosional, subyektivitas, atau obyektivitas.

2.      Pusat Penilaian (assesment Center) suatu program, dan bukannya tempat, dimana peserta tergabung dalam sejumlah individu dan kelompok latihan yang dibentuk untuk menstimulasi aktivitas-aktivitas penting pada tingkat dimana peserta berharap untuk bisa mencapai suatu tingkatan tertentu.

3.      Pelatihan (Training) Adalah proses pengembangan kualitas sumber daya manusia yang pada akhirnya akan membuat sumber daya tersebut menjadi lebih produktif dan, karenanya bisa menyumbang bagi pencapaian tujuan organisasional.

4.      Teknik Pengembangan Keterampilan

Teknik pengembangan keterampilan dalam program pelatihan bisa dibagi menjadi dua kategori luas :

×          Teknik dalam jabatan untuk mengembangkan keterampilan (on the job teckniques for develoving skill), dan

×          teknik ruang kelas untuk mengembangkan keterampilan (classroom techniques for develoving skill).
Teknik tertentu yang diajukan pada pengembangan keterampilan dalam ruang kelas termasuk berbagai tipe permainan manajemen (management games) dan suatu macam aktivitas permainan peranan (role playing activities). Format il dari siswa latihan untuk membuat dan kemudian mengevaluasi berbpaling umum bagi permainan manajemen membutuhkan suatu kelompok kecagai keputusan manajemen.

5.      Evaluasi Program Pelatihan, Sesudah program pelatihan selesai program tersebut hendaknya dievaluasi keefektivitasannya. Karena program pelatihan merupakan suatu investasi biaya, manajemen hendaknya mendapatkan hasil pengembalian yang layak. Biaya-biaya termasuk bahan, waktu bagi pelatihan, dan kehilangan produksi akibat individu yang dilatih dan bukannya bekerja. Pada dasarnya, program pelatihan harus dievaluasi untuk menentukan apakah ia memenuhi kebutuhan di mana program tersebut dirancang.

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa: “Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”.

George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173) mendefinisikan bahwa: “Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”.

Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.

1.      Kepentingan Perencanaan SDM

Ada tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM), yaitu:

·      Kepentingan Individu.

·      Kepentingan Organisasi.

·      Kepentingan Nasional.

Komponen-komponen Perencanaan SDM. Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:

·     Tujuan
Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

·      Perencanaan Organisasi

Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir.

Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi.

2.      Syarat – syarat perencanaan SDM adalah:

·         Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.

·         Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.

·         Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM.

·         Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.

·         Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.

·         Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.

3.      Proses perencanaan SDM

Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola.

Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang. Contohnya, dalam perencanaan SDM suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut.

4.      Prosedur perencanaan SDM yaitu :

·         Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.

·         Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.

·         Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.

·         Menetapkan beberapa alternative.

·         Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.

·         Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.

Metode PSDM ,dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah. Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan.
Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya. Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu.

5.      Pengevaluasian Rencana SDM

Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut:

-          Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan bisnisnya.

-          Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat mengantisipasi ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan sebelumnya yang lebih besar biayanya.

-          Tersedianya lebih banyak waktu untuk menempatkan yang berbakat karena kebutuhan dapat diantisipasi dan diketahui sebelum jumlah tenaga kerja yang sebenarnya dibutuhkan.

-          Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas didalam rencana masa yang akan datang.

-          Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

Kendala-kendala Perencanaan Sumber Daya Manusia:

1.      Standar kemampuan SDM
Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti.

2.      Manusia (SDM) Mahluk Hidup
Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Hal ini menjadi kendala PSDM, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan kemampuannya.

3.      Situasi SDM
Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses PSDM yang baik dan benar.

4.      Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah
Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat.

Peramalan

Peramalan (forecasting) menggunakan informasi masa lalu dan saat ini untuk mengidentifikasi kondisi masa depan yang diharapkan. Proyeksi untuk masa yang akan datang tentu saja ada unsur ketidaktepatan. Basanya orang yang berpengalaman mampu meramal cukup akurat terhadap benefit organisasi dalam rencana jangka panjang.

Pendekatan-pendekatan untuk meramal SDM dapat dimulai dari perkiraan terbaik dari para manajer sampai pada simulasi komputer yang rumit. Asumsi yang sederhana mungkin cukup untuk jarak tertentu, tetapi jarak yang rumit akan diperlukan untuk yang lain. Peramalan SDM harus dilakukan melalui tiga tahap: perencanaan jangka pendek, menengah dan panjang.

Peramalan terhadap kebutuhan SDM (permintaan) Penekanan utama dari peramalan SDM saat ini adalah meramalkan kebutuhan SDM organisasi atau permintaan kebutuhan akan SDM. Ramalan permintaan dapat berupa penilaian subjektif atau matematis.

Metode meramalkan permintaan, yaitu:

1.      Metode penilaian terdiri dari:

a.       Estimasi dapat top down atau bottom up, tetapi pada dasarnya yang berkepentingan ditanya “Berapa orang yang akan anda butuhkan tahun depan?”

b.      Rules of thumb mempercayakan pedoman umum diterapkan pada situasi khusus dalam organisasi . Contoh; pedoman “one operations managers per five reporting supervisors” membantu dan meramalkan jumlah supervisor yang dibutuhkan dalam suatu divisi. Bagaimanapun, hal ini penting untuk menyesuaikan pedoman untuk mengetahui kebutuhan departemen yang sangat bervariasi.
Teknik Delphi menggunakan input dari kelompok pakar. Opini pakar dicari dengan menggunakan kuesioner terpisah dalam situasi diramalkan. Opini pakar kemudian digabungkan dan dikembalikan kepada para pakar untuk opini tanpa nama yang kedua. Proses ini akana berlangsung beberapa pakar hingga pakar pada umumnya asetuju pada satu penilaian. Sebagai contoh, pendekatan ini telah digunakan untuk meramalakan pengaruh teknologi pada Manajemen SDM dan kebutuhan perekrutan staff. Teknik kelompok Nominal, tidak seperti Delphi, membutuhkan pakar untuk bertemu secara langsung. Gagasan mereka biasanya timbul secara bebas pada saat pertama kali, didiskusikan sebagai kelompok dan kemudian disusun senagai laporan.

2.      Metode Matematika, terdiri dari:

a.       Analisis Regresi Statistik membuat perbandingan statistik dari hubungan masa lampau diantara berbagai faktor. Sebagai contoh, hubungan secara statistik antara penjualan kotor dan jumlah karyawan dalam rantai retail mungkin berguna dalam meramalkan sejumlah karyawan yang akan dibutuhkan jika penjualan retail meningkat 30 %.

b.      Meode Simulasi merupakan gambaran situasi nyata dalam bentuk abstrak sebagai contoh, model ekonometri meramalkan pertumbuhan dalam pemakaian software akan mengarahkan dalam meramalkan kebutuhan pengembangan software.

c.       Rasio Produktivitas menghitung rata-rata jumlah unit yang diproduksi perkaryawan. Rata-rata ini diaplikasikan untuk ramalan penjualan untuk menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan, sebagai contoh, suatu perusahaan dapat meramalkan jumlah penjualan representative menggunakan rasio ini.

d.      Rasio jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dapat digunakan untuk meramalkan tenaga kerja tak langsung. Sebagai contoh, jika perusahaan biasanya menggunakan satu orang klerikal untuk 25 tenaga kerja produksi, yang rasio dapat digunakan untuk membantu estimasi untuk tenaga klerikal.

 Estimasi Persediaan/Supply SDM Internal dan Eksternal

Kalau sudah ada proyeksi permintaan HR dimasa yang akan datang, masalah berikutnya adalah bagaimana mengisi kebutuhan tersebut. Ada dua sumber persediaan SDM : internal dan eksternal. Persediaan/supply internal bisa berasal dari karyawan yang telah ada yang dapat dipromosikan, ditransfer, atau didemosi untuk mengisi lowongan. Supply eksternal berasal dari luar atau mereka yang tidak sedang bekerja di organisasi tersebut dan siap direkrut oleh organisasi/perusahaan.

Penilaian Internal Terhadap Ketenagakerjaan Organisasi. Bagian dari perencanaan sumber daya manusia adalah menganalisis pekerjaan yang perlu dilakukan dan keahlian yang terdapat pada seseorang untuk melakukan suatu tugas. Kebutuhan organisasi harus di bandingkan dengan penyediaan tenaga kerja yang ada. Tidak hanya sekedar menghitung jumlah karyawan. Harus dilakukan audit tenaga kerja yang sudah ada untuk mengetahui kemampuan pekerja yang ada. Informasi ini menjadi dasar estimasi tentatif mengenai lowongan-lowongan yang dapat diisi oleh karyawan yang ada. Penugasan tentatif ini biasanya dicatat di”Replacement Chart”. Chart ini merupakan representasi visual menyangkut SIAPA yang akan menggantikan SIAPA jika terjadi pergantian. Namun karena informasinya yang terbatas maka perlu juga dilengkapi dengan “Replacement Summaries”. Mempertimbangkan karyawan-karyawan yang sudah ada untuk lowongan di masa yang akan datang adalah penting jika karyawan diproyeksikan memiliki karir yang panjang. Audit and Replacement Chart juga penting bagi HRD. Dengan pengetahuan akan karyawan yang lebih banyak, HRD dapat merencanakan recruiting, training, dan career planning secara lebih efektif. Pengetahuan ini juga dapat membantu HRD untuk memenuhi AAP dengan mengidentifikasi calon-calon minoritas interen untuk lowongan-lowongan tertentu. Berikut adalah pertanyaan yang di berikan selama penilaian internal:

1.      Pekerjaan apa yang ada pada saat ini ?

2.      Berapa banyak orang yang mengerjakan setiap tugas ?

3.      Apa hubungan laporan di antara tugas-tugas tersebut ?

4.      Berapa pentingnya masing-masing tugas tersebut ?

5.      Pekerjaan manakah yang membutuhkan penerapan strategi organisasi ?

6.      Apa saja karakteristik dari pekerjaan yang di harapkan ?

Metode-metode yang digunakan untuk mengestimasi/menilai supply SDM internal yaitu:

1.      Auditing Pekerjaan dan Keahlian

Tahap permulaan untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan yang ada didalam suatu perusahaan adalah mengaudit pekerjaan yang sedang dilakukan organisasi pada saat ini. Penilaian internal ini menolong menempatkan kedudukan suatu organisasi dalam mengembangkan atau memantapkan keunggulan kompetitif. Analisis yang komprehensif dari semua pekerjaan saat ini memberikan dasar untuk mengetahui tindakan apa yang harus dilakukan pada masa yang akan datang. Audit SDM merupakan tindak lanjut dari realisasi perencanaan-perencanaan yang telah dilakukan.

·      Kepentingan audit bagi perusahaan
Untuk mengetahui prestasi karyawan.
Untuk mengetahui besarnya kompensasi karyawan yang bersangkutan.
Untuk mengetahui kreativitas dan perilaku karyawan.
Untuk menetapkan apakah karyawan perlu dimutasi (vertical-horizontal) dan atau diberhentikan.
Untuk mengetahui apakah karyawan itu dapat bekerja sama dengan karyawan lainya.

·      Kepentingan audit bagi SDM

Untuk memenuhi kepuasan ego manusia yang selalu ingin diperhatikan dan mendapat nilai/pujian dari hasil kerjanya. Karyawan ingin mangetahui apakah prestasi kerjanya lebih baik dari pada karyawan lainya. Untuk kepentingan jasa dan promosinya. Mengakrabkan hubungan para karyawan dengan pimpinannya

·      Tujuan audit SDM

Untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil kerja karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Untuk mengetahui apakah semua karyawan dapat menyelesaikan job description-nya dengan baik dan tepat waktu.

Sebagai pedoman menentukan besarnya balas jasa kepada setiap karyawan.

Sebagai dasar pertimbangan pemberian pujian dan atau hukuman kepada setiap karyawan.
Sebagai dasar pertimbangan pelaksanaan mutasi vertical (promosi atau demosi), horizontal, dan atau alih tugas bagi karyawan.

Untuk memotivasi peningkatan semangat kerja, prestasi kerja, dan kedisiplian karyawan.

2.      Inventarisasi Kemampuan Organisasi

Sumber dasar dari data tenaga kerja adalah data Sumber Daya Manusia pada organisasi. Perencana dapat menggunakan inventarisasi ini untuk menentukan kebutuhan jangka panjang untuk perekrutan, penyeleksian dan pengembangan sumber daya manusia. Juga informasi tersebut dapat menjadi dasar untuk menentukan kemampuan tambahan yang diperlukan tenaga kerja masa mendatang yang mungkin belum diperlukan pada saat ini.

Komponen Inventarisasi Kemampuan Organisasi sering kali terdiri dari:

a.         Demografi tenaga kerja secara individu ( umur, masa kerja di organisasi, masa kerja pada jenis tugas yang sekarang).

b.         Kemajuan karier secara individu penanggung tugas, waktu yang diperlukan untuk setiap jenis tugas, promosi atau perbahan ke tugas lain, tingkat upah).

c.         Data kinerja secara individu ( penyerlesaian pekerjaan, perkembangan pada keahliannya)

Ketiga informasi diatas dapat diperluas meliputi:

a. Pendidikan dan pelatihan

b. Mobilitas dan letak geografis yang diinginkan

c. Bakat, kemampuan dan keinginan yang spesifik
d. Bidang yang diminati dan tingkat promosi didalam perusahaan
e.Tingkat kemampuan untuk promosi
f. Pensiun yang diharapkan

Informasi yang telah diperoleh dari hasil Audit SDM dan inventarisasi kemampuan organisasi SDM diatas lalu dikonversikan ke dalam:

Sistem Informasi SDM (SISDM) adalah sistem integrasi yang dirancang untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan SDM.

1.      Tujuan SISDM
Meningkatkan efisiensi data tenaga kerja dimana SDM dikumpulkan
Lebih Strategis dan berhubungan dengan perencanaan SDM.

2.      Kegunaan SISDM

SISDM mempunyai banyak kegunaan dalam suatu organisasi. Yang paling dasar adalah otomatisasi dari pembayaran upah dan kegaiatan benefit. Dengan SISDM , pencatatan waktu tenaga kerja dimasukan kedalam system, dan dimodifikasi disesuaikan pada setiap individual. Kegunaan umum yang lain dari SISDM adalah kesetaraan kesempatan bekerja.
Untuk merancang SISDM yang efektif, para ahli menyarankan untuk menilainya dengan pertanyaan-pertanyaan mengenai data yang akan diperlukan seperti:

1.      Informasi apa yang tersedia, dan informasi apa yang dibutuhkan tentang orang-orang dalam organisasi.

2.      Untuk tujuan apa informasi tersebut akan diberikan?

3.      Pada format yang bagaimana seharusnya output untuk penyesuaian dengan data perusahaan lain?

4.      Siapa yang membutuhkan informasi?

5.      Kapan dan seberapa seringnya informasi dibutuhkan?

Succesion Planning Merupakan proses HR planner dan operating managers gunakan untuk mengkonversi informasi mengenai karyawan-karyawan yang ada sekarang kedalam keputusan-keputusan menyangkut “internal job placements” dimasa yang akan datang.

ANALISIS LINGKUNGAN EKSTERNAL

Analisis lingkungan merupakan proses penelitian terhadap lingkungan organisasi untuk menentukan kesempatan atau ancaman. Hasil analisis akan mempengaruhi rencana SDM karena setiap organisasi akan masuk pada pasar tenaga kerja yang sama yang memasok, juga perusahaan lain. Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi pasokan tenaga kerja antara lain: Pengaruh pemerintah, Kondisi perekonomian, Masalah kependudukan dan persaingan
komposisi tenaga kerja, dan pola kerja.

Sebab-Sebab Permintaan SD

1.      Faktor internal sebagai sebab permintaan SDM

Faktor internal adalah kondisi persiapan dan kesiapan SDM sebuah organisasi/perusahaan dalam melakukan operasional bisnis pada masa sekarang dan untuk mengantisipasi perkembangannya dimasa depan. Dengan kata lain faktor internal adalah alasan permintaan SDM, yang bersumber dari kekurangan SDM didalam organisasi/perusahaan yang melaksanakan bisnisnya, yang menyebabkan diperlukan penambahan jumlah SDM. Alasan ini terdiri dari:

·   Faktor Rencana Strategik dan rencana operasional

·   Faktor prediksi produk dan penjualan

·   Faktor pembiayaan (cost) SDM

·   Faktor pembukaan bisnis baru (pengembangan bisnis)

·   Faktor desain Organisasi dan Desain Pekerjaan

·   Faktor keterbukaan dan keikutsertaan manajer

2.      Faktor eksternal sebagai sebab permintaan SDM

Faktor eksternal adalah kondisi lingkungan bisnis yang berada diluar kendali perusahaan yang berpengaruh pada rencana strategic dan rencana operasional, sehingga langsung atau tidak langsung berpengaruh pada perencanaan SDM. Faktor eksternal tersebut pada dasarnya dapat dikategorikan sebagai sebab atau alasan permintaan SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan. Sebab atau alasan terdiri dari: Faktor Ekonomi Nasional dan Internasional (Global); Faktor Sosial; Politik dan Hukum; Faktor Teknologi; Faktor Pasar Tenaga Kerja; dan Pesaing.

3.      Faktor Ketenagakerjaan

Faktor ini adalah kondisi tenaga kerja (SDM) yang dimiliki perusahaan sekarang dan prediksinya dimasa depan yang berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru. Kondisi tersebut dapat diketahui dari hasil audit SDM dan Sistem Informasi SDM (SISDM) sebagai bagian dari Sistem Informasi manajemen (SIM) sebuah organisasi/perusahaan. Beberapa dari faktor ini adalah:

Jumlah, waktu dan kualifikasi SDM yang pensiun, yang harus dimasukan dalam prediksi kebutuhan SDM sebagai pekerjaan/jabatan kosong yang harus dicari penggantinya.
Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang akan berhenti/keluar dan PHK sesuai dengan Kesepakatan Kerja Bersama(KKB) atau kontrak kerja, yang harud diprediksi calon penggantinya untuk mengisi kekosongan pada waktu yang tepat, baik yang bersumber internal maupun eksternal. Prediksi yang meninggal dunia Pada akhirnya dari seluruh penjelasan diatas dapat kita tarik kesimpulan bahwa PSDM sangat penting untuk dilakukan karena memungkinkan HRD menempatkan Staf yang tepat pada saat yang tepat.

Strategi SDM dan Pelayanan Prima

Dalam peringkat daya saing global, ternyata  Indonesia hanya mampu menduduki peringkat 54 dari 136 negara yang disurvei (The Global Competitiveness Report 2007-2008). Peringkat ini relatif rendah ketimbang negara-negara ASEAN lainnya. Singapura berhasil berada di urutan 7, Malaysia di posisi 21, dan Thailand di peringkat 28. Sejak krisis ekonomi tahun 1998, peringkat daya saing Indonesia kian merosot. Indonesia yang sempat duduk di peringkat 37 pada 1999, turun ke posisi 44 di tahun 2000. Peringkat ini menurun lagi di tahun 2001 ke urutan 49, dan 69 di tahun 2002, sebelum akhirnya menduduki peringkat terendah di tahun 2003 pada urutan 72.

Diduga salah satu unsur yang sangat memengaruhi daya saing usaha adalah pelayanan prima. Boubekri (2001) dalam tulisannya “Technology eneblers for supply chain management, Integrated Manufactoring System” mengatakan persaingan tidak lagi bersifat inventory-driven system tetapi lebih bersifat service – driven system.Dengan kata lain pelayanan prima seharusnya menjadi bagian yang tak terpisahkan dalam bisnis guna mewujudkan suatu superior customer value. Hal ini sejalan dengan pendapat Powell (1995) dalam jurnal “Strategic Management Journal; Total quality management as competitive advantage” dimana kualitas pelayanan dinilai sebagaipervasive strategic force. Sementara Dean dan Bowen (1994; “Management theory and Total Quality:Improving Research and Practice through Theory Development”, Academy of Management Review)) mengatakan bahwa mutu pelayanan sebagai isyu strategi penting dalam agenda manajemen strategi perusahaan. Lalu bagaimana kedudukan sumberdaya manusia (SDM) berkait dengan strategi perusahaan untuk meningkatan pelayanan prima?

Peranan SDM semestinya sangat signifikan dalam membangun daya saing bisnis. Hal ini beralasan karena dalam prateknya, mutu pelayanan dapat dilihat dari beragam sisi seperti sisi fisik dan non-fisik. Misalnya sisi fisik, perusahaan harus mampu menampilkan mutu barang atau jasa yang ditawarkan yang sesuai dengan preferensi konsumen dan pelanggan. Disinilah peran SDM untuk mampu menjaga mutu dan kerusakan produk perusahaan dengan dukungan fasilitas,dan perlengkapan mutu menjadi sangat penting. Dari sisi non-fisik, peranan SDM menjadi penting pula ketika pelayanan prima ditunjukkan oleh kehandalan dan komitmen pelayanan dengan segera, akurat, dan memuaskan konsumen dan pelanggan. Misalnya kalau ada permintaan seharusnya para karyawan atau manajer menanggapinya dengan segera melalui tatap muka, telepon, dan internet. Selain itu ketika para karyawan dan manajer sedang melayani langsung para konsumen dan pelanggan, mereka harus bersikap sopan, penuh perhatian, empati, dan dapat dipercaya.

Strategi SDM yang bisa diterapkan adalah pengembangan SDM berbasis kompetensi. Pengembangan SDM para manajer dan karyawan tidak saja dalam bentuk peningkatan pengetahuan dan ketrampilan teknis tetapi juga pengembangan sikap. Sikap yang dibutuhkan adalah berupa daya respon dan kepekaan terhadap masalah-masalah perilaku pasar dan mutu produk. Untuk itu disamping diperlukan pelatihan bagi manajer dan karyawan juga perlu disosialisasikan sikap kritis tentang pentingnya jaminan mutu bagi pencapaian kinerja perusahaan. Setelah tersosialisasi, para karyawan pun pada skala unit kerja dilibatkan dalam pengambilan keputusan tentang pelayanan prima. Kemudian pelatihan dan pengembangan sikap para karyawan yang langsung berhadapan dengan para konsumen dan pelanggan menjadi sangat strategis. Termasuk membangun kepribadian karyawan yang hangat dan empati sehingga pelayanan prima dapat terwujud secara efektif. Dengan kata lain mereka harus mampu membangunan kepercayaan jaminan mutu di kalangan konsumen dan pelanggan.

SUMBER : http://ayunitaaras.blogspot.com/2012/05/pengaruh-aspek-sumber-daya-manusia.html